TEORI ORGANISASI UMUM (softskill)

A.      Pengertian organisasi, manajemen, dan tata kerja

1.       Organisasi

Pada dasarnya Organisasi adalah  tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, kerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (sumber daya seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi

2.       Manajemen

Manajemen adalah seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen secara universal belum memiliki difenisi yang tepat dan dapat diterima. Mary Parker Follet mendifinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan tapi melalui orang lain, artinya seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen juga adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien, manajemen perlu melewati beberapa proses , yaitu proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya.

3.       Tata kerja

Tata Kerja adalah cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

B.      Ciri-ciri organisasi

1.       Mempunyai tujuan & sasaran

2.       Mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

3.       Adanya kerja sama dari sekelompok orang

4.       Mempunyai koordinasi tugas dan wewenang

C.      Unsur-unsur organisasi

1.       Man

Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

2.       Kerjasama

Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

3.       Tujuan bersama

Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network).

4.       Peralatan (equipment)

Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).

5.       Lingkungan (environment)

Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan. Dan juga beberapa tujuan tertentu.

D.      Tipe dan bentuk organisasi

1.       Tipe organisasi:

Tipe organisasi memandang organisasi dari segi jumlah dan susunan pejabat atau jumlah satuan organisasi yang terdapat dalam organisasi. Makin banyak jumlah satuan organisasi dalam organisasi, maka jumlah pejabatnya juga semakin banyak. Secara hirarki, satuan oganisasi dapat di bedakan menjadi :

a.       Satuan organisasi utama

adalah satuan organisasi yang ada langsung di bawah pucuk pimpinan

b.      Satuan organisasi lanjutan

adalah satuan organisasi yang ada langsung di bawah satuan organisasi utama

c.       Sub-satuan organisasi lanjutan

adalah satuan organisasi yang langsung ada di bawah satuan organisasi lanjutan

d.      Satuan organisasi operasional

adalah satuan organisasi yang ada langsung di bawah sub-satuan organisasi lanjutan

                                Menurut tipenya, organisasi di bedakan menjadi :

1)      Tipe piramid mendatar

Ciri-ciri :

a)      Jumlah satuan organisasi dikit

b)      Jumlah pekerja cukup banyak

c)       Formasi jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit

Keunggulan :

a)      Biaya overhead relative murah

b)      Para bawahan mampu mengatasi berbagai masalah

c)       Hubungan pribadi antar anggota sangat erat

Kelemahan :

a)      Kesempatan untuk menduduki jabatan sangat terbatas

b)      Hanya cocok untuk organisasi yang relative kecil

2)      Tipe kerucut

Ciri-ciri :

a)      Jumlah satuan organisasi banyak

b)      Rentang kendali sempit

c)       Jarak antara pimpinan di atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh

Keunggulan :

a)      Pengendalian dapat di lakukan secara efektif

b)      Di berikannya motivasi kepada para bawahan agar bisa mendaatkan jabatan yang tinggi

c)       Semangat kerja yang sangat tinggi

Kelemahan :

a)      Hubungan antar pribadi makin kurang

b)      Hubungan lebih bersifat formalsehingga regid (kaku)

3)      Tipe piramid terbalik

Ciri-ciri :

a)      Jumlah pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja.

b)      Pegawai pangkat tinggi lebih besar daripada yang berpangkat rendah

Keunggulan :

Cocok untuk organisasi-organisasi yang pangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional.

                                                                Kelemahan :

Organisasi yang peng-angkatan pegawainya berdasarkan pada formasi jabatan struktural

2.       Bentuk organisasi

Bentuk organisasi memandang organisasi dari segi tata hubungan, wewenang,(authority), tanggungjawab (responsibility)yang ada dalam suatu organisasi. Tata hubungan fungsi adalah tata-hubungan pemberian perintah dari setiap pimpinan satuan organisasi yang ada di bawah pucuk pimpinan kepada semua pelaksana yang ada sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas atau kerjanya. Tiga macam tata-hubungan :

a.       Staff

b.      Lini

c.       Fungsi

maka macam-macam bentuk organisasi ,yaitu :

a.       Bentuk organisasi staff(staff organization)

hanya terdapatnya pucuk pimpinan dan staff yang memberikan bantuan pemikiran berupa saran atau nasihat kepada pucuk pimpinan.

Di dalam prakteknya tidak ada organisasi yang murni organisasi staff, karena tidak ada pimpinan yang membutuhkan nasihat saja, tetapi biasanya dikombinasi dengan bentuk organisasi lain.

b.      Bentuk organisasi lini(line organization)

Disebut juga dengan organisasi garis atau bentuk organisasi komando.bentuk organisasi ini adalah suatu bentuk organisasi di mana pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal. Pucuk pimpinan yaitu segala ketentuan, keputusan atau segala kebijaksanaan ada si tangan satu orang.

c.       Bentuk organisasi fungsional(functional organization)

Dalam organisasi ini wewenang di limpahkan oleh pucuk pimpinan kepada unit-unit di bawahnya atas dasar fungsi, dan pimpinan dari tiap unit berhak untuk memerintahkepada semua pelaksana yang ada di bawahnya sepanjang menyangkut bidang tugas masing-masing.

d.      Bentuk organisasi fungsional dan lini

Merupakan perpaduan antara organisasi fungsional dan organisasi lini/garis. wewenang dari pucuk impinan di limpahkan kepada unit-unit organisasi yang ada di bawahnya dalam bidang-bidang pekerjaan tertentu sesuai kebutuhan organisasi. masing-masing pimpinan dari setiap unit berhak memerintah semua satuan pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang tugas masing-masing.

e.      Bentuk organisasi fungsional dan lini dan staff

Suatu organisasi yang merupakan perpaduan dari tiga bentuk organisasi, yaitu organisasi fungsional, organisasi lini, dan organisasi staf yang mana wewenang dari pucuk pimpinan di limpahkan kepada unit-unit organisasi di bawahnya dalm bidang-bidang pekerjaa  tertentu sesuai kebutuhan organisasi.

f.        Bentuk organisasi lini dan stf

Merupakan perpaduan antara dua  bentuk organisasi ,yaitu  organisasi lini dan organisasi staf. wewenang diserahkan dari pucuk pimpinan kepada unit-uunit organisasi yang ada di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan dan dibawah pucuk pimpinan ditempatkan staf.

g.       Bentuk organisasi panitia

Panitia adalah sekelompok orang yang ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak dapat diselesaikan seseorang  (pejabat/pimpinan) atau beberapa orang(dewan). wewenagyang dimiliki oleh panitia berbeda-beda:

1)      Wewenang untuk mengambil fungsi-fungsi manajemen dan sebaliknya.

2)      Panitia yang berhak membuat keputussssan ,tetapi ada pula yang terikat pada masalh yang dihadapi tanpa ,e,punyai wewenang untuk membuat keputusan .

3)      Ada panitia yang bertugas untuk memberikan rekomendasi kepada pimpinan /manajer.

menurut sifatnya ,panitia dapat dibedakan menjadi panitia yang bersifar  formal ,informal, permanen, dan temorer.

E.       STRUKTUR DAN SKEMA ORGANISASI

1.       struktur organisasi

Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu organisasi, sedangkan disetiap komponen dari organisasi tersebut adalah saling tergantung, apabila setiap bagian dapat dikelola dengan baik maka organisasi tersebut pun akan ikut membaik.

2.       skema/bagan organisasi

Bagan/skema organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

a.       Bentuk Vertikal

b.      Bentuk Mendatar / horizontal

c.       Bentuk Lingkaran / circular

d.      Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular

e.      Bentuk Elliptical

f.        Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid)

1)      Bagan mendatar ialah bentuk bagan organisasi yang wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

2)      Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

3)      Bagan Setengah lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kearah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.

4)      Bagan Elips ialah bentuk bagan satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat Elips kearah bidang elips

Setiap bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya dapat dibalik, kecuali bagan lingkaran, bagan elips dan bagan sinar.

a.       Bagan pyramid dapat disusun dari bawah kea rah atas,

b.      bagan mendatar dapat disusun dari kanan kea rah kiri,

c.       bagan menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas,

d.      bagan setengah lingkaran dapat di susun dari pusat lingkaran ke arah bidang atas lingkaran,

e.      bagan setengah elips dapat disusun dari pusat elip kea rah bidang atas elip.

f.        Dalam bagan lingkaran, bagan elip dapat pula digambar satuan organisasi atau pejabat yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas, tetapi ini semua tidak mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya.